Variazioni o nuove attivazioni Pos, quando aggiornare il collegamento

Variazioni o nuove attivazioni Pos, quando aggiornare il collegamento.

Quando: Tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei Pos

Cosa scade: Variazioni rispetto ai Pos collegati a Gennaio 2026, o attivati successivamente

Per chi: Esercenti che ricevono pagamento a mezzo Pos a fronte del rilascio di documento commerciale

Come adempiere: Tramite funzionalità disponibili on-line da agenzia Entrate

1. Sintesi

Ai fini di rispettare la prescrizione circa il collegamento logico tra Pos e Rt, tutte le variazioni e modifiche, così come le nuove attivazioni di strumenti di pagamento elettronico, intervenute nei mesi successivi a gennaio 2026, dovranno essere comunicate, attraverso la procedura web resa disponibile dalle Entrate.

Il completamento delle comunicazioni di variazione deve essere realiz­zato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di intervenuta modifica o di nuova attivazione.

Il sistema di collegamento è strutturato su due fasi, e cioè la prima di avvio e la seconda a regime.

La fase di avvio ha visto e vede gli esercenti e i loro delegati chiamati a completare la procedura web dal 5 marzo scorso e sino al 20 aprile 2026, collegando logicamente agli Rt, i Pos utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026.

La seconda fase, a regime e comunque strutturata per garantire un aggiornamento continuativo dei collegamenti stessi, impone che il collegamento logico, in caso di variazioni e nuove attivazioni, sia completato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di intervenuta modifica o di nuova attivazione intercorsa rispetto al mese di Gennaio 2026, e poi per tutte le altre variazioni intervenute con riguardo alle situazioni rappresentate sul portale web di Entrate per i mesi successivi a quello di Gennaio.

Di fatto, il collegamento logico richiede una costante attività di aggiornamento anche sul portale “fatture corrispettivi”: il superamento dei termini indicati per le nuove comunicazioni, ovvero la man­cata realizzazione delle stesse, determinerà, analogamente al primo adempimento, l’applicazione di sanzioni.

Solo in questo modo si può garantire la coerenza dei dati relativi ai pagamenti elettronici incassati con quanto certificato mediante emissione di documenti commerciali, limitando eventuali disallineamenti creati da una cattiva gestione dei registratori telematici.

Come noto, l’obbligo di collegamento, introdotto dalla legge di Bilancio per il 2025 (articolo 1, commi da 74 a77, legge 207/2024), ha trovato una compiuta regolamentazione con il provvedimento del direttore dell’agenzia delle Entrate 424470/E del 31 ottobre 2025 oltre che con una guida ed un ma­nuale operativo, accompagnati da una serie di suggerimenti pratici e da Faq costantemente aggior­nate pubblicati dall’Agenzia.

2. Pos e Rt, l’aggiornamento

La Guida operativa pubblicata dalle Entrate contiene un elenco, indicato espressamente come esem­plificativo, delle situazioni che impongono l’aggiornamento dei collegamenti tra Pos e registratori telematici. Da sottolineare che occorre intervenire sia quando la modifica riguardi lo strumento di pagamento utilizzato sia quando la stessa interessi invece lo strumento di certificazione fiscale delle operazioni di vendita, e quindi il registratore telematico o il server telematico. Inoltre, il Pos può essere non solo di tipo fisico ma anche virtuale o uno Smart OS. Quindi attivare e/o modificare un contrat­to di convenzionamento con gli acquirer impatta, comunque, sul meccanismo di incrocio dei dati di pagamento con quelli di certificazione fiscale, richiedendo un intervento di aggiornamento rispetto a quanto comunicato in precedenza tramite il portale Fatture e corrispettivi.

In particolare, le fattispecie considerate possono essere riportate in due sottoinsiemi, e cioè a quelle ipotesi in cui si rende necessario modificare un collegamento già in essere e comunicato e quelle in cui invece si tratta di rendere nota l’attivazione di un nuovo strumento di pagamento (rispetto a quelli indicati a Gennaio 2026 enei mesi successivi).

Nella prima tipologia, rientrano sia il collegamento di collegamento di un Pos già in uso ad un altro RT già in uso, che la dismissione di un Pos e/o anche di un RT.

Nella seconda categoria ci sono invece le nuove attivazioni, che possono riguardare sia quelle di un nuovo RT, che viene collegato a uno o più Pos già in uso, sia di un nuovo Pos che viene collegato a uno o più Rt già in uso.

3. Le tempistiche e le sanzioni

Relativamente ai Pos attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere re­gistrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei Pos. Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già regi­strati. Quindi, ad esempio, i collegamenti tra Pos e Rt relativi al mese di aprile 2026, dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.

In caso di mancato collegamento dello strumento di pagamento nei termini, trova applicazione non solo la sanzione da euro 1.000 a euro 4.000 (articolo 11, comma 5 del Dlgs 471/1997) ma anche le sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati, per un periodo da quindici giorni a due mesi. In caso di recidiva, la sospensione è disposta da due a sei mesi.

Alessandro Matromatteo

(Estratto da “Norme e tributi Plus Fisco, La Settimana Fiscale”, Il Sole 24 Ore, n.13, 30 marzo 2026, in collaborazione con L’Unione Sarda)